КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ
ШУМИХИНСКИЙ РАЙОН
МАЛО-ДЮРЯГИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ
АДМИНИСТРАЦИЯ МАЛО-ДЮРЯГИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 06.07. 2017г. № 10
с. Малое Дюрягино
Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", в целях организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Утвердить Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Глава Мало-Дюрягинского сельсовета С. А. Воробьев
Приложение к распоряжению Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета от 06.07.2017г. № 10 "Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало – Дюрягинского сельсовета"
Порядок
обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящий Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета (далее - Порядок) определяет организацию работы с документами и иными материальными носителями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы ограниченного распространения).
2. К документам ограниченного распространения относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающиеся деятельности Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Администрацию Мало-Дюрягинского сельсовета несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством.
3. Не может быть ограничен доступ к:
нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия органов местного самоуправления;
информации о состоянии окружающей среды;
информации о деятельности органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную тайну);
информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
4. Глава Мало-Дюрягинского сельсовета при создании документа принимает решение об его отнесении к документу ограниченного распространения.
5. На документах ограниченного распространения проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП".
6. Организация работы с документами ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета осуществляется специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, отвечающим за делопроизводство (далее - ответственное лицо).
7. Документы ограниченного распространения хранятся в надежно запираемых шкафах (металлических ящиках). Документы ограниченного распространения во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним непосредственного отношения.
8. Передачу документов ограниченного распространения по открытым каналам связи необходимо осуществлять только с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.
9. За разглашение информации, содержащейся в документах ограниченного распространения, а также нарушение настоящего Порядка сотрудники Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
10. Глава Мало-Дюрягинского сельсовета несет персональную ответственность за обеспечение ведения регистрации, хранения, копирования и использования документов ограниченного распространения, а также за соблюдение требований настоящего Порядка.
11. Действие настоящего Порядка не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Раздел II. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ
ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
12. Прием и регистрация документов ограниченного распространения, поступающих в Администрацию Мало-Дюрягинского сельсовета, осуществляются совместно с другими несекретными документами специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, отвечающим за ведение делопроизводства.
13. При поступлении документа ограниченного распространения необходимо: проверить наличие пометки "Для служебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата, наличие номеров документов, наименование отправителя;
при получении документа ограниченного распространения в конверте проверить целостность упаковки, соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (при их наличии), указанным на конверте и сопроводительном документе (реестре);
расписаться с указанием инициалов и фамилии в сопроводительном документе за принятые конверты с проставлением даты (при необходимости - времени).
Если на конверте указан другой адресат, то он не принимается.
14. После вскрытия конверта проверяется количество листов вложенного документа ограниченного распространения, при наличии к ним приложений - соответствие номеров приложений, номеров экземпляров, количества листов приложения указанным в документе ограниченного распространения (сопроводительном документе), наличие на документе ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" или "ДСП".
15. При несоответствии на конверте и (или) в документе ограниченного распространения регистрационных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документа ограниченного распространения, а также в случае, если документ направлен ошибочно, ответственным лицом составляется в двух экземплярах акт обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку, второй экземпляр которого вместе с конвертом направляется отправителю.
16. Поступившему документу ограниченного распространения присваивается регистрационный номер, данные о документе ограниченного распространения заносятся в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает Глава Мало-Дюрягинского сельсовета.
17. На документе ограниченного распространения в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп, который содержит наименование Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, регистрационный номер, присвоенный документу, дату регистрации, отметку о необходимости возврата.
18. Дата регистрации поступившего документа ограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.01.2016.
Регистрационный номер поступившего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа, разделенных дефисом, например: ДСП-31.
19. Документы ограниченного распространения после их рассмотрения Главой Мало-Дюрягинского сельсовета передаются ответственному лицу для передачи, в соответствии с резолюцией, исполнителю под подпись в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
Раздел III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
20. Создание и печать документа ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета должны осуществляться на средствах вычислительной техники, для которых выполнены мероприятия по защите информации.
21. Созданный документ ограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям:
1) первая страница документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов "Для служебного пользования", и номер экземпляра документа, например:
Для служебного пользования
Экз. N ____________;
2) при наличии приложений к документу ограниченного распространения (сопроводительному документу) после текста документа должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация о конфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, например:
Приложения:
1. Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, экз. N 1, на 2 л.
2. План-график работы, для служебного пользования, экз. N 1, на 3 л.;
3) на обороте последнего листа каждого экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку в каждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и номер телефона исполнителя, например:
Исполнил Иванов А.А.
Отпечатал Петров Н.В.
2-16-05;
4) на документе ограниченного распространения, который остается в деле, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа и на обороте последнего листа каждого из его приложений и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя, инициалы и фамилию работника, напечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дату распечатки документа, например:
Отпечатано 2 экз.
Экз. N 1 - в адрес,
Экз. N 2 - в дело.
Исполнил, отпечатал Иванов А.А.
2-16-05
08.02.2016.
22. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы ограниченного распространения, оформленные в соответствии с пунктом 21 настоящего Порядка, передаются на регистрацию ответственному лицу.
Раздел IV. РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
23. Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, отвечающим за делопроизводство.
24. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации отправляемых документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает Глава Мало-Дюрягинского сельсовета.
25. При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 21 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 21 настоящего Порядка, возвращаются на доработку.
26. Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016.
27. Регистрационный номер отправляемого документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-03-25/ДСП.
28. При необходимости направления отправляемого документа ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается Главой Мало-Дюрягинского сельсовета.
Раздел V. РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
29. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, ответственным за ведение делопроизводства.
30. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку.
31. При поступлении на регистрацию внутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 21 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе. Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространения возвращаются на доработку.
32. Дата регистрации внутреннего документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016.
33. Регистрационный номер внутреннего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буквенный индекс "ДСП" и далее через косую черту буква "В", например: 11-ДСП/В.
34. Передача внутренних документов ограниченного распространения производится в соответствии с пунктом 19 настоящего Порядка.
Раздел VI.ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНЕТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
35.Журналы регистрации документов ограниченного распространения заполняются разборчивым почерком, без помарок.
В журналах регистрации документов ограниченного распространения запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости.
Примеры внесения исправлений в ошибочные записи:
Если при регистрации документа были пропущены регистрационные номера (например: в журнале регистрации после порядкового номера 136 внезапно пошли номера 140, 141 и т.д.), в графе "Примечание" против регистрационного номера 140 делаем запись: "Пропущены номера с 137 по 139", исправительная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и ставится печать Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета.
Если регистрационная запись была произведена ошибочно, в журнале регистрации против этой записи пишем "Документ зарегистрирован ошибочно", исправительная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и ставится печать Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета.
Если не верно сделана запись "Количество листов в документе" (например: в документе 13 листов, а в журнале регистрации записано 19 листов), ошибочная запись зачеркивается одной чертой, вносятся исправления и на полях на свободном месте делается оговорочная запись "В порядковом номере ____, в графе N ___ зачеркнутое "19" не читать, исправленному на "13" верить", исправительная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и ставится печать Администрации Мало – Дюрягинского сельсовета.
Раздел VII. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
36. Документы ограниченного распространения пересылаются организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочно специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, ответственным за ведение делопроизводства.
37. Отправление документов ограниченного распространения производится в конверте. Если одному адресату направляются несколько документов ограниченного распространения, то они помещаются в один конверт.
38. В правом верхнем углу конверта проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".
На конверте указываются адрес и наименование организации-получателя.
Под адресатом перечисляются регистрационные номера документов ограниченного распространения, которые будут вложены в конверт (если документ ограниченного распространения отправляется с сопроводительным документом, то на конверте проставляется только номер сопроводительного документа без указания номеров приложений). При направлении документов ограниченного распространения в двух и более экземплярах на конверте рядом с номером документа ограниченного распространения в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляется адрес Администрации Мало - Дюрягинского сельсовета.
39. В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения вносится соответствующая запись об отправке документа ограниченного распространения, содержащая дату отправки, номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о факте доставки (передачи) документа ограниченного распространения, содержащая дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ ограниченного распространения.
Раздел VIII. КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
40. Копирование документов ограниченного распространения осуществляется специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета в соответствии с резолюцией Главы Мало-Дюрягинского сельсовета.
Резолюция о копировании оформляется на обороте последнего листа документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), например:
Разрешаю подготовить 10 копий в соответствии с прилагаемым списком рассылки.
Наименование должности
руководителя
(подпись) И.О.Фамилия
Дата
41. После копирования документа ограниченного распространения под резолюцией о копировании делается запись о количестве сделанных копий, например:
Откопировано 10 копий.
Наименование должности исполнителя
(подпись) И.О.Фамилия
Дата
В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения рядом с номером экземпляра документа вносится запись о количестве сделанных копий.
42. На каждой копии документа ограниченного распространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово "Копия" с указанием ее номера, например:
Для служебного пользования
Экз. N 1
Копия N 10
Раздел IX. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ДЕЛА, СОДЕРЖАЩИЕ
ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
43. Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета и хранения дел, содержащих документы ограниченного распространения, осуществляются специалистом Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, ответственным за ведение делопроизводства.
44. Экспертиза ценности документов ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета проводится при составлении номенклатуры дел, содержащих документы ограниченного распространения, в процессе формирования дел, содержащих документы ограниченного распространения, и при подготовке дел, содержащих документы ограниченного распространения, к хранению.
45. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке на постоянное хранение документов создается экспертная комиссия Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета (далее - ЭК).
46. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, формируются в соответствии с номенклатурой дел Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
47. Документы ограниченного распространения допускается группировать в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования" и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел.
48. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, со дня их формирования до уничтожения хранятся по месту их формирования.
49. Изъятие документов ограниченного распространения из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченного распространения и производится по акту с разрешения Главы Мало-Дюрягинского сельсовета с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке.
50. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу хранятся в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Раздел X. УНИЧТОЖЕНИЕ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, И
ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
51. Уничтожение дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения, не подлежащих хранению, согласованному с ЭК, по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку, с внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
52. Уничтожение электронных носителей с пометкой "Для служебного пользования", производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, по акту уничтожения электронных носителей с пометкой "Для служебного пользования" и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей по форме согласно приложению 7 к настоящему Порядку с указанием способа уничтожения и внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
Раздел XI. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
53. Проверка фактического наличия всех документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета.
Результаты проверки оформляются актом проверки фактического наличия документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 8 к настоящему Порядку.
54. О фактах утраты дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения либо разглашения этой информации ставится в известность Глава Мало-Дюрягинского сельсовета.
На утраченные дела, содержащих документы ограниченного распространения, и документы ограниченного распространения составляется акт, оформленный в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
Раздел XII. СНЯТИЕ ПОМЕТКИ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО
ПОЛЬЗОВАНИЯ" С ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ ДОКУМЕНТЫ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, И ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
55. Снять пометку "Для служебного пользования" с документа ограниченного распространения временного (до 10 лет включительно) хранения имеет право Глава Мало-Дюрягинского сельсовета, принявший решение об его отнесении к документу ограниченного распространения.
56. Вопрос о снятии пометки "Для служебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения возлагается на ЭК.
Решение комиссии оформляется актом снятия пометки "Для служебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" согласно приложению 9 к настоящему Порядку, который утверждается Главой Мало-Дюрягинского сельсовета. В акте перечисляются документы и дела, содержащие документы ограниченного распространения, с которых пометка "Для служебного пользования" снимается.
57. На обложках дел, содержащих документы ограниченного распространения, и на документах ограниченного распространения пометка "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки со ссылкой на решение ЭК, послужившее основанием для снятия пометки.
Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.
58. О снятии пометки "Для служебного пользования" с документов ограниченного распространения информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
Приложение 1
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало - Дюрягинского сельсовета
ФОРМА АКТА
ОБНАРУЖЕНИЯ РАСХОЖДЕНИЙ В УЧЕТНЫХ ДАННЫХ
ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Администрации ___________ сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Глава ______ сельсовета
_____________ ФИО
«___»_______2017г.
АКТ
_______________ N _____________
обнаружения расхождений
в учетных данных документов
Место составления
Настоящий акт составлен _____________________________________________________
(должность, инициалы и фамилия руководителя)
___________________________________________________________________________
(должность, инициалы и фамилия работника, вскрывшего пакет)
___________________________________________________________________________
в том, что при получении пакета из ____________________________________________,
(наименование организации отправителя)
обнаружено расхождение в учетных данных документов __________________________
___________________________________________________________________________
(излагается существо расхождений)
__________________________________________________________________________.
Лицевая сторона пакета прилагается.
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
Приложение 2
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Администрация ________________ сельсовета
Журнал
регистрации поступивших документов
ограниченного распространения
Начат с ________________ 20__ г.
Окончен ________________ 20 __ г.
На _______________________ листах
Срок хранения _______________ лет
Регистрационный номер документа |
Дата регистрации документа |
Исходящий номер и дата документа |
Наименование организации, от которой поступил документ |
Вид документа и краткое содержание |
Ф.И.О. адресата |
N экз. |
Количество листов |
Информация о движении документа |
Индекс дела, где хранится документ |
N и дата акта об уничтожении |
Примечание |
|
||||
Ф.И.О. исполнителя |
резолюция руководителя |
дата и расписка о |
||||||||||||||
документа |
приложения |
|||||||||||||||
получении |
возврате |
|
||||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Администрация ________________________ сельсовета
Журнал
регистрации отправляемых документов
ограниченного распространения
Начат с _________________ 20__ г.
Окончен ___________________ 20__ г.
На _________________________ листах
Срок хранения _________________ лет
Регистрационный номер документа |
Дата регистрации документа |
Вид документа и краткое содержание |
Ф.И.О. исполнителя |
Отпечатано |
Адресат |
Дата и N реестра или почтовой квитанции об отправке документа/ дата, Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ |
Расписка о возврате документа или N и дата акта об уничтожении |
Примечание |
||||
количество экз. |
количество листов |
Наименование получателя |
наименование организации, адрес, Ф.И.О. получателя |
N экз. |
||||||||
документа |
приложения |
|||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 4
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
ФОРМА СПИСКА
РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Список рассылки
к документу от ____________ 20__ N ____
N экз./N копии |
Наименование адресата, почтовый адрес |
Наименование должности, И.О.Фамилия руководителя |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Приложение 5
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Администрация _______________ сельсовета
Журнал
регистрации внутренних документов
ограниченного распространения
Начат с __________ 20__ г.
Окончен __________ 20__ г.
На _________________листах
Срок хранения ________ лет
Регистрационный номер документа |
Дата регистрации |
Вид документа, краткое содержание |
Ф.И.О. исполнителя |
Отпечатано |
Адресат |
Дата и N реестра или почтовой квитанции об отправке документа/дата, Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ |
Информация о движении документа |
Индекс дела, где хранится документ |
N и дата акта об уничтожении |
Примечание |
|||||||
количество экз. |
количество листов |
наименование организации |
Ф.И.О. получателя |
N экз. |
Ф.И.Оисполнителя |
резолюция руководителя |
дата и расписка о |
||||||||||
документа |
приложения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
получении |
возврате |
||||||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 6
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало-Дюрягинского сельсовета
ФОРМА АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Администрации ___________ сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Глава ______ сельсовета
_____________ ФИО
«___»_______2017г.
АКТ
_______________ N _______________
о выделении к уничтожению документов
ограниченного распространения,
не подлежащих хранению
Место составления
На основании _____________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ограниченного распространения:
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за год(ы) |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _____________________________ дел за _________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭК _____________________________________
(протокол от ___________________ N ________________________).
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. –
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ____________ N ___________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
уничтожены _______________________________________________________________.
(способ уничтожения)
Наименование должности
сотрудника , присутствовавшего при
уничтожении документов Подпись И.О.Фамилия
Дата
Изменения в журналы регистрации внесены.
Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство,
внесшего изменения в журналы регистрации Подпись И.О.Фамилия
Дата
Приложение 7
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало – Дюрягинского сельсовета
ФОРМА АКТА
УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЕЙ
С ПОМЕТКОЙ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
И УНИЧТОЖЕНИЯ (СТИРАНИЯ) ИНФОРМАЦИИ
С ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЕЙ
Администрации ___________ сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Глава ______ сельсовета
_____________ ФИО
«___»_______2017г.
АКТ
______________ N _______________
уничтожения электронных носителей
с пометкой "Для служебного
пользования" и уничтожения (стирания)
информации с электронных носителей
Место составления
Настоящий акт составлен о том, что подлежат уничтожению следующие электронные носители информации и подлежит уничтожению (стиранию) следующая информация с электронных носителей информации ограниченного распространения:
N п/п |
Регистрационный номер носителя |
Вид носителя, марка носителя |
Количество экземпляров |
Номер экземпляра |
Наименование информации |
Способ уничтожения |
Примечание |
|
носителя |
информации |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит уничтожению ________________________ электронных носителей информации.
(цифрами и прописью)
Всего подлежит уничтожению (стиранию) информация с ________________________ электронных носителей.
(цифрами и прописью)
Записи акта с учетными данными сверены.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ N ______________
Наименование должности
работника, присутствовавшего при
уничтожении документов Подпись И.О.Фамилия
Дата
Изменения в журналы регистрации внесены.
Наименование должности
работника, ответственного за делопроизводство,
внесшего изменения в журналы регистрации Подпись И.О.Фамилия
Дата
Приложение 8
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало - Дюрягинского сельсовета
ФОРМА АКТА
ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Администрации ___________ сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Глава ______ сельсовета
_____________ ФИО
«___»_______2017г.
АКТ
_________________ N _______________
проверки фактического наличия
документов ограниченного
распространения
Место составления
Основание:...
Составлен комиссией в составе: И.О.Фамилия
Председатель: должность
Члены комиссии: должность И.О.Фамилия
должность И.О.Фамилия
должность И.О.Фамилия
Настоящий акт составлен о том, что с
"__" __________________________
по "__" ___________ 20__ года проведена проверка в ________________________
___________________________________________________________________________
(наименование органа местного самоуправления)
фактического наличия дел и документов ограниченного распространения;
фактического наличия журналов регистрации документов ограниченного
распространения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах.
В результате проверки установлено:
1. Всего числится по журналам регистрации ______________ (документов, дел),
(цифрами, прописью)
из них имеется в наличии _________________________________________________,
не обнаружено ____________________________________________________________.
2. Обнаружено не внесенных в журналы регистрации ______________(документов,дел). (цифрами, прописью)
Характеристика состояния документов, дел:
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
Решение по результатам проверки:
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О. Фамилия
подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ______________ N ______________
Приложение 9
к Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Мало – Дюрягинского сельсовета
ФОРМА ОФОРМЛЕНИЯ АКТА
СНЯТИЯ С ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПОМЕТКИ "ДЛЯ
СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
Администрации ___________ сельсовета УТВЕРЖДАЮ
Глава ______ сельсовета
_____________ ФИО
«___»_______2017г.
АКТ
_______________ N ______________
снятия с документов и дел пометки
"Для служебного пользования"
Место составления
Основание: ...
Составлен комиссией в составе: И.О.Фамилия
Председатель: должность И.О.Фамилия
Члены комиссии: должность И.О.Фамилия
должность И.О.Фамилия
должность И.О.Фамилия
Составлен настоящий акт о том, что, руководствуясь номенклатурой дел, перечнем документальных материалов и их содержанием, отобраны следующие документы и дела, утратившие конфиденциальность, к снятию пометки "Для служебного пользования":
N п/п |
Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности |
Наименование документа или дела |
Количество экземпляров или томов |
Номера экземпляров, томов |
Количество листов в экземпляре, томе |
Всего листов |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит снятию пометки "Для служебного пользования"
____________________ дел и документов.
(цифрами и прописью)
Записи акта с учетными данными сверены:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. -
2-й экз. -
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ________________ N ______________
После утверждения акта перечисленные документы и дела перед снятием
пометки "Для служебного пользования" сверили с записями в акте и погасили
штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта.
Изменения в журналы регистрации внесены.
Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство, внесшего
изменения в журналы регистрации Подпись И.О.Фамилия
Дата